A ferramenta é lugar de organização e foi idealizada com este objetivo. Veja abaixo, 8 formas de como organizar o Trello e deixá-lo com a sua cara, na vida pessoal, e efetivo na carreira profissional. Sempre existem formas de renovar e dar uma melhorada no espaço para ter mais fluidez e menos bagunça no trabalho e na vida.
8 formas de como organizar o Trello (Imagem: Trello/Divulgação)
Misturar informações pessoais e de trabalho pode ser uma prática que, geralmente, não se incentiva e que não é segura. Tenha um quadro para cada coisa: vida pessoal, profissional, jobs freelancer, planejamento de férias ou viagens, mantenha cada coisa em seu lugar e dê foco nas horas certas.
É sempre chato ter alguém incomodando fora de hora. Se o Trello não estiver configurado corretamente também será um estorvo. Qual a melhor maneira de solucionar esse problema? Gastando um tempo nas configurações sobre notificações dentro da plataforma.
A versão Desktop indica ir até o “Painel de controle” para configurar as notificações nativas de cada software. Gosto de notificações apenas no celular, e configurei o Trello para isso. Não se preocupe, caso queira entender como está a movimentação do quadro e fluindo o trabalho, basta clicar no “sininho” e todo o histórico ficará disponível, sem interrupções fora de hora.
Marque todas as opções como “lidas” (Imagem: Leandro Kovacs/Reprodução)
No item 1, citamos a separação de vida pessoal e no trabalho. Aqui o caso é subdividir ainda mais, por tipos de tarefa. O usuário pode colocar no quadro “vida pessoal”, estudos, afazeres de casa, livros para ler, dieta, mas isso vai transformar o quadro em algo muito grande.
Quadros pessoais multitarefas levarão a pessoa a exaustão muito mais rápido. Ao ver tanta densidade de cards unidos, o usuário poderá se sentir cansado, com sensação de não dar conta. O Trello é uma ferramenta para organizar as tarefas, não gerar ansiedade desmedida.
Os checklists vão ajudar a dividir cada tarefa em realizações menores. Não é só isso, o checklist é uma ferramenta de psicologia pura. Eles trazem a sensação de realização e felicidade à medida que progredimos. Caso algum item do checklist fique pesado demais e comece a ter várias subtarefas, pode-se facilmente convertê-lo em um cartão.
Checklist subdivide tarefas melhor (Imagem: Leandro Kovacs/Reprodução)
A funcionalidade “Arquivar” está disponível em todos os cartões e quadros do Trello, utilize-a. Não confunda com a função “Deletar”, que elimina qualquer vestígio do cartão ou do quadro. O usuário simplesmente pode guardar aquela informação na conta como em um armário onde se guarda o “arquivo morto” – e pode acessá-lo quando quiser.
Qualquer cartão ou quadro arquivado pode ser reativado a qualquer momento. É uma ótima forma de como organizar o Trello e fazer uma limpeza geral sem consequências irreversíveis.
A forma mais simples de começar a utilizar o Trello são as listas, tudo começa por elas. Os cartões em um quadro do Trello tem que estar em uma lista, então antes de fazer qualquer item, pense no fluxo de trabalho do seu quadro.
Manter a sequência lógica, ajuda na organização (Imagem: Leandro Kovacs/Reprodução)
Se um quadro estiver armazenando informações, use listas para organizar seus cartões por tema. Em uma situação mais profissional, como monitorar um processo, use listas que mostram claramente as fases diferentes nas quais os cartões podem se encontrar. Por exemplo, brainstorm, prototipagem, precificação, teste e feedback.
Uma boa dica no Trello é pensar em uma estrutura básica, e em seguida adaptá-la segundo o que é melhor para você ou sua equipe. Não tenha medo de olhar uma tarefa de mais perto ou mais longe.
Algumas vezes, um quadro de três colunas pode virar um cartão com checklist. Se for o oposto, um cartão ficar grande demais para ser facilmente usado, ele pode se tornar um quadro em si.
Está sem ideias? Então, busque inspiração dentro da própria plataforma. Bons exemplos de quadros do Trello são criados pela comunidade. A ferramenta oferece a “Galeria de modelos do Trello”, um conjunto de exemplos de quadros do Trello enviados pela comunidade de usuários.
Esses modelos apresentam alguns exemplos da internet em como usar o Trello para atingir metas pequenas ou grandes.
Isso não importa tanto, o que define a utilidade do Trello é a disposição e vontade de se organizar. Com essas dicas, tenha a certeza de criar uma boa forma de como organizar o Trello no seu dia a dia. Boa sorte.
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